E-Staff Consulting
    Искать 
1

        Ссылки
        Отправить письмо

Нужно ли автоматизировать рекрутинг?
Конечно же бумажные технологии давно уже не используются, разве только кандидаты приносяи с собой резюме в бумажном виде. У рекрутера есть компьютер с набором программ, электронная почта, текстовый редактор, табличный... доступ в Интернет. Достаточно ли этих средст в работе специалиста по подбору персонала? Рассмотрим.
 
Обработка резюме
Почти все рекрютеры пользуются электонной почтой для получения резюме соискателей и для переписки с ними и клиентами.


 

. К сожалению приходится констатировать тот факт что электронная почта почти всегда используется сама по себе, без какой-либо технологической связи с бизнес-процессом в компании. Даже если в компании используются свои системы учета и работы с клиентами или системы электронного документооборота, и даже если такие системы поддерживают автоматическую подготовку и отправку писем, процесс получения писем в любом случае остается полностью ручным - каждое письмо необходимо просмотреть (хотя бы в течение 1-2 секунд) и принять решение что с этим письмом делать.

Особо остро данная проблема встает для рекрутера, получающего на свой почтовый ящик десятки или сотни резюме в день. Данный канал поступления резюме является, является, как правило, основным. Уже на начальном этапе рекрутера, не вооруженного специальными средствами, ожидает рутинная техническая работа: резюме может находится как в тексте письма, так и в прикрепленном файле, резюме в теле письма может быть в неверной кодировке и не читаться, резюме может быть отправлено не самим соискателем, а системой автоматической рассылки с какого-либо интернет-сайта по трудоустройству и содержать ненужную служебную информацию. Более того, одно и то же резюме часто присылается несколько раз.

Программа E-Staff предлагает несколько способов автоматизации ввода резюме. Помимо возможности заведения карточки нового соискателя и ввода в нее данных вручную (что используется сравнительно редко), программа позволяет автоматически загружать резюме из файлов MS Word (по одному или сразу несколько). Программа анализирует содержимое каждого резюме и извлекает из него ключевые поля, которые потребуются для дальнейшей работы - фамилия, имя и отчество соискателя, дата или год его рождения, адрес, телефон и e-mail соискателя. Резюме в исходном виде также прикрепляется к карточке соискателя. Никаких особых требований к формату резюме при этом не налагается. Разумеется, программа никогда не сможет обеспечить стопроцентное распознавание всех поступающих резюме (возможно не определение очень редких имен, а также неточное определение неправильно написанного почтового адреса или списка телефонов), но, тем не менее, подавляющее большинство резюме E-Staff способен успешно распознать.

Вторым каналом для поступления данных о соискателях является возможность обработки почтового ящика, на который поступают резюме. Резюме при этом может находится как в теле письма так и в прикрепленном файле. По типовому сценарию программа сканирует один или несколько почтовых ящиков и пытается определить, содержится ли в каждом письме резюме. Если да, программа распознает содержимое резюме и помещает его во временный список, при этом письмо в почтовом ящике помечается как прочитанное, таким образом необходимость просматривать его повторно отпадает. После импорта рекрутеру предстоит вручную просмотреть временный список и либо отобрать соискателя на открытую в данный момент вакансию, либо, если он не подходит ни на одну из открытых вакансий поместить его в так называемый. кадровый резерв по его специальности. При этом, если в базе уже найден такой соискатель, программа предупредит об этом.

Благодаря многообразию существующих на рыке почтовых программ, настройка импорта из почтового ящика, к сожалению, является достаточно сложной операцией. Настроить импорт самостоятельно пользователю удается достаточно редко, как правило требуется помощь системного администратора компании.

Если рекрутер использует программы MS Outlook или Lotus Notes, то возможно встраивание кнопок "Загрузить резюме в E-Staff" непосредственно в почтовую программу. Рекрутер может выделить одно или несколько подходящих писем, содержащих резюме (в любом виде), и нажать на кнопку, после чего резюме кандидатов автоматически перенесутся в E-Staff.

Учет соискателей

Вторая проблема - хранение поступивших резюме соискателей. Собственная база соискателей, накопленная в течение нескольких лет и содержащая данные о десятках тысяч соискателях, несомненно является мощным инструментом в руках рекрутера. Чтобы такая база не была обузой, в ней должна действовать эффективная система поиска. Как правило резюме отбирается на открытую в данный момент вакансию, в рекрутинговом агентстве также может потребоваться отобрать кандидата в резерв по определенной специальности. Традиционными способами (без использования рекрутинговых программ) эта проблема решается путем хранения резюме в папках в виде документов MS Word или в папках почтовой программы. При таком способе быстро найти нужного кандидата среди десятков тысяч кандидатов можно только по фамилии или специальности.

В E-Staff поиск может задаваться как по формальным критериям, например по фамилии, имени или отчеству, возрасту, специальности. Другим видом поиска является поиск по произвольным словам в карточке соискателя, включая текст его резюме и комментарии рекрутера. Например, пользователь может помнить название компании, где работал соискатель, фамилии лиц, предоставивших рекомендации, фрагменты собственных комментариев, какую-либо иную информацию. По любым ключевым словам, таким образом, возможно быстро обнаружить требуемого человека.

Соискатели в работе

Работа с соискателями на текущие вакансии также требует автоматизации. Рекрутеру необходимо наглядная картина того, на какой стадии отбора находится в данный момент каждый соискатель, в частности с кем проводились интервью, с кем рекрутер созванивался по телефону, с кем интервью только запланированы. Данная функция непосредственно поддерживается в E-Staff. К каждой текущей вакансии привязан список соискателей, которые рассматриваются для данной вакансии. Один соискатель может быть отмечен сразу на несколько вакансий. Соискателю может присвоена условная оценка, позволяющая ранжировать соискателей по степени вероятности отбора. Программа также показывает факты проведения интервью и телефонных звонков для каждого соискателя в табличной форме.

E-Staff также поддерживает отправку типовых писем по настраиваемым шаблонам, например приглашение на интервью, уведомление о включении в базу данных, уведомление об отказе. Стоит отметить, что некоторые рекрутеры приветствуют наличие такой функции, тогда как другие, наоборот, принципиально ей не пользуются, предпочитаю отсылать письма индивидуально.

Личное дело кандидата

Если рекрутер не использует никакого специализированного программного обеспечения, то в большинстве случаев после закрытия вакансии информация о событиях, произошедших с соискателем во время отбора, теряется. Более того, если пользователь - не рекрутинговое агентство, то, как правило, теряется и сам соискатель. Тогда как события, произошедшие с ним, включая комментарии рекрутера, могут оказаться чрезвычайно важны в будущем, например, в случае повторного обращения кандидата.

В E-Staff предлагается подход "сохранять все на всякий случай", но таким образом, чтобы нужную информацию можно было быстро и эффективно найти, и она не мешала повседневной работе. По каждому соискателю, вакансии и заказчику ведется так называемое личное дело - список всех событий, когда-либо имевших место с соискателем, вакансий или заказчиком. Это может быть факт открытия или закрытия вакансии, факт отбора соискателя на вакансию, интервью, телефонный звонок и т.д. Одно и тоже событие, например, интервью, может относится как к соискателю, так и к вакансии, и будет показано и в личном деле соискателя, и в истории по вакансии. Таким образом, отслеживает все этапы работы с каждым соискателем от того момента, как на него обратили внимание до его выхода на работу (или его отклонения).

Возможен поиск по наличию записей в личном деле за определенный период. Например можно найти всех кандидатов, с которыми проводились интервью за период с 1 по 31 января 2003 г., и которые не были приняты на работу.

Публикация вакансий

В настоящий момент рынок работных ресурсов в Интернет не является совершенным с точки зрения удобства работы рекрутера. Безусловными лидерами являются бесплатные сайты - job.ru, rabota.ru, hh.ru, superjob.ru, zarplata.ru, 1job.ru, rabota.mail.ru, которые в той или иной степени являются электронными досками объявлений, где любой желающий практически без ограничений может разместить объявление о вакансии или о поиске работы. Хотя некоторые ресурсы проводят модерирование размещаемых объявлений (например, rabota.ru и rabota.mail.ru), все подобные ресурсы можно считать практически открытыми (job.ru можно считать максимально открытым ресурсом). Открытость ресурса, к сожалению, вызывает некоторое снижение качества размещаемых там объявлений (как резюме так и вакансий), кроме того, большинство ресурсов благодаря формату своего поиска стимулирует пользователей к повторным размещениям одного и того же объявления,  с тем чтобы объявление появлялось в первых строках результатов поиска. Из ведущих сайтов только 1job.ru и rabota.mail.ru предотвращают появление дубликатов.

Помимо качества объявлений, обилие ресурсов ведет к другой проблеме для рекрутера - одно объявление, как правило, приходится размещать сразу не нескольких сайтах. Конечно, большинство соискателей просматривает не один сайт при поиск объявления, и в массовом размещении, казалось бы, нет необходимости, но мало кто из рекрутеров решается ограничиться одни сайтом - лидером. Вероятнее всего, рынок российских Интернет-ресурсов, посвященных трудоустройству, ждет в будущем укрупнение с выделением одного-двух безусловных лидеров рынка. Однако, ведущий ресурс, по-видимому, останется бесплатным, по крайне мере в свой базовой части. Это обусловлено как значительным различием в уровне массовости Интернета по стране, так и определенными сложившимися уже традициями на этом рынке.

В E-Staff предложено техническое решение описанных выше проблем в виде возможности автоматического размещения вакансии из внутренней базы рекрутера сразу на нескольких ведущих сайтах по трудоустройству (в данный момент на восьми). Пользователь может один раз заполнить форму для размещения вакансии (поскольку на всех сайтах она практически одинакова) и запустить процесс размещения. Программа обратиться к каждому из сайтов и сымитирует действия пользователя, которые бы он совершил, если бы разместил вакансию самостоятельно. При этом. в отличие от ручного размещения, обращение происходит одновременно на все сайты и занимает, как правило несколько секунд. По окончании размещения программа сохранит дату размещения, и при истечении срока размещения вакансии на каком-либо из сайтов (а каждый сайт устанавливает свои сроки размещения), вакансия будет отмечена как истекшая. В настоящий момент при помощи E-Staff размещается 1200 - 1600 вакансий в сутки.

Повторное размещение вакансии не потребует никакого дополнительного ввода данных - только нажатие кнопки "Разместить". Кстати именно данное свойство программы послужило в свое время поводом для критики в адрес программы E-Staff, в том что она, благодаря легкости размещения, способствует появлению большого количества дубликатов одной и той же вакансии. Также свойством размещения стали часто пользоваться недобросовестные размещатели массовых объявлений, в частности MLM, при помощи демо-версии программы.  Однако есть очевидно возражение - если сами сайты разрешают размещать повторные объявления, то должен ли E-Staff вводить дополнительные ограничения? Небезынтересно заметить, что вскоре после появления возможности размещения на 1job.ru и rabota.mail.ru данные сайты вполне простыми техническими средствами ввели политику предотвращения дубликатов.

Поиск резюме в Интернет

Хотя многие работодатели оценивают уровень кандидатов, размещающих свои резюме на бесплатных сайтах как в среднем более низкий, по сравнению с кандидатами, присылающими резюме в ответ на объявление о вакансии, таки резюме в любом случае востребованы. Это становится особенно важным для резюме, заносимых в Интернет не самими соискателями, а попадающими туда из печатных СМИ, аффилированных с соответствующим интернет-ресурсом. Такие соискатели, как правило не имеют выхода в интернет и не могут прочитать объявление о вакансии.

В отличие от размещения вакансий, интернет-ресурсы, предоставляющие сервис по поиску резюме, значительно более многообразны. Ведущие бесплатные ресурсы отличаются друг от друга степенью детализации резюме, а также требованиями к их объему. Платные ресурсы (такие как resume-bank.ru и headhunter.ru) предлагают расширенные возможности и более качественные базы резюме, но, по оценкам большинства рекрутеров, не заменяют собой бесплатные ресурсы.

Основная проблема для рекрутера здесь схожа с проблемой размещения вакансий - приходится просматривать несколько ресурсов, при этом форма выдачи информации различается, а соискатели могут дублироваться - как правило, соискатель размещает резюме на нескольких ресурсах одновременно.

Данную проблему частично решает интернет-сервис E-Staff - сводная система поиска резюме по нескольким ведущим сайтам. Данная система позволяет искать резюме сразу из нескольких источниках, при этом дубликаты (одинаковые резюме, размещенные одновременно на нескольких ресурсах), будут показаны как одно резюме. Найденные резюме можно либо просмотреть, распечатать в унифицированном формате, либо перенести в собственную базу и в дальнейшем работать с ними, как если бы данные резюме были приняты рекрутером по e-mail.

Резюмируя вышесказанное, можно отметить, что в E-Staff поддерживается четыре источника поступления соискателей в базу рекрутера: ручной ввод, импорт из MS Word, импорт из почтовых ящиков и импорт из интернет. Другие способы поступления резюме, например по факсу, могут быть технически привязаны к существующим при помощи дополнительных настроек.

Заказчики

Помимо учета соискателей и вакансий, E-Staff поддерживает учет заказчиков - лиц, для которых закрывается вакансия. Заказчиком может быть как внутренне структурное подразделение компании (при использовании в кадровой службе компании), либо внешней организацией (при использовании в рекрутинговом агентстве). Существуют и смешанные варианты - например, кадровая служба холдинга, часто сочетающая в себе функции кадровой службы компании и рекрутингового агентства.

В стандартной карточке заказчика указываются его основные реквизиты, кроме этого возможно прикрепление любого количества документов (в том числе из MS Word) к карточке.

В принципе, учет заказчиков не является обязательным. Пользователь вполне может не указывать заказчика для каждой вакансии. Однако при этом не будет использоваться часть функций, например отправка заказчику резюме соискателю, более того, при большом числе вакансий, работать с ними станет затруднительно.

Настройка

Перед использованием программа может быть настроена на нужды конкретной компании, например может быть изменен стандартный справочник специальностей. Также любая карточка может быть расширена за счет дополнительных полей любого типа. Например, возможно добавление поле "Личное впечатление" или "Результат тестирования" в карточку интервью. Также настраиваются шаблоны всех писем, подготовка которых поддерживается в E-Staff.

Коллективная работа

Помимо базовой версии, рассчитанную на работу одного сотрудника с базой данных, существует сетевая версия программы. При использовании сетевой версии, один из компьютеров выбирается в качестве сервера, на нем ведется общая база, и к нему подключаются остальные компьютеры. Каждый пользователь заходит в базу под своим именем и паролем, что позволяет сотрудникам разделять работу, а руководителю -отслеживать работу сотрудников.

Интеграция

Многие рекрутинговые агентства, особенно крупные используют системы собственной разработки, или сделанные под заказ. Несмотря на то, что большинство из таких может быть не идеальны с технической точки зрения, они обладают несомненным достоинством - они "выращены" в недрах агентства и наиболее точно описывают его бизнес-процесс. Кроме этого, к внутренней системе пользователи просто привыкли. E-Staff может быть интегрирован с такими системами, например для целей размещения вакансий или обработки резюме.

 

И в заключении хотелось бы отметить, что, конечно, E-Staff, как и другие системы, автоматизирующие процесс рекрутинга, автоматизируют только его рутинные операции и, разумеется не заменяют основного момента работы любого рекрутера - работы с людьми, будь то заказчики или соискатели. Однако таки системы делают главное - они экономят для такой работы время.

       




Каждый клиент, как первая
любовь - не забывается



- «Ищу работу, чтобы зарплата 10 000
и ничего не делать».
Из ответа компании:
«К сожалению, Вы не подходите на
данную позицию, потому что у Вас нет опыта».

- Разрешите мне посидеть за компьютером?
- Перестань каждый раз спрашивать.
Возьми, включай и пользуйся. Ты же сдесь работаешь.

Анечка составляя себе резюме очень устала.
После каждого прочтения, 
узнавала о себе много нового и интересного, 

хотелось вакансию все лучше и лучше.
Пришлось переписывать его много раз.