E-Staff
    Искать 
1

        Ссылки
        Отправить письмо

Нужно ли автоматизировать рекрутинг?
 
На сегодня в мире все меньше используют бумагу для хранения информации, но наши кандиты зачастую приходят с резюме в бумажном виде.  У большинства специалистов по подбору персонала есть компьютеры со всевозможными програмами, почтовик, редакторы текста и таблиц, доступ в мировые сети. А хватает ли этого вашему специалисту п о подбору персонала? Рассмотрим.

Обработка резюме

Большинство рекрутеров, если не все, давно используют электронную почту для получения резюме от соискателей, а так же для переписки с ними и клиентами.
На сегодняшний день много компаний используют электронную почту не в полном объеме ее технических возможностей, без привязки к бизнес-процессам и другим программам, которые помогают ведению бизнеса. Даже когда в компании используют свои программы для работы с клиентами или системы электронных документов, и даже если они поддерживают автоматическую отправку электронных писем, получение этих писем всегда остается ручным - любое письмо надо прочитать (это потеря времени) и подумать, что с ним сделать.
Очень остро данный вопрос стоит перед рекрутером или тем, кто занимается подбором персонала, получающего сотни резюме в свой почтовый ящик. Как правило это канал получения резюме является основным. С самого начала роботы рекрутера, у которого нет специальной программы, ожидает огромная рутинная и техническая работа: резюме в прикрепленном файле или тексте письма, а может в неверной кодировке, так же может отправлено быть какой-либо системой или сайтом, может содержать не нужную информацию. Зачастую очень часто резюме повторяются и присылаются много раз.
Программа E-Staff lделает автоматический ввод резюме несколькими способами. Можно вручную завести карточку нового соискателя (что используется сравнительно редко), как правило программа автоматически загружает новые резюме из файлов MS Word (по одному или  несколько). Программа определяет ключевую информацию в резюме и извлекает из него в соответствующие поля, которые нужны в дальнейшей работе - фамилия, имя и отчество соискателя, дата  и год  рождения, адрес, телефон и e-mail соискателя. Резюме в начальном виде прикрепляется к карточке соискателя. особых требований к виду и формату  резюме при этом не предъявляется. Программа иногда не распознает резюме с редкими именами, неточно определяет неправильно написанный почтовый адресс или телефон, но это бывает, как правило исключение, так как большинство резюме программа E-Staff способена успешно распознать.
Следующим каналом, через которые поступают данные о людях, которые ищут работу, является возможность обработки текста и вложений почтового ящика, в который поступает резюме. Эти данные могут находиться как в самом письме, так и в файле, который прикреплен. Программа сделана так, что она сканирует все ящики, которые в нее заведены и определяет, если в этих письмах резюме. Если она определила резюме, то она распознает его и помещает во временный список, и отмечает это письмо как прочитанное, это позволяет не просматривать его еще раз. После операции импорта рекрутеру нужно в ручную посмотреть временный список и отобрать соискателя на вакансию, либо, если он пока не подходит на открые вакансии, поместить его в кадровый резерв. Если в базе есть уже такой соискатель, программа даст вам об этом знать.

Сушествует много разных почтовиков, исходя из их разнообразия настройка почтовых ящиков и осуществление импорта из них резюме, являются не очень простой операцией, можно даже так сказать сложной. Как правило для
этого привлекают сисадмина компании, так как пользователям не всегда удается  настроить оперцию импорта вручную самостоятельно.
Когда Ваш рекрутер компании пользуется программами MS Outlook или Lotus Notes, то в данном случае возможно программой встраивание кнопок "Загрузить резюме в E-Staff" непосредственно в данную почтовую программу. Сотрудник, занимающийсяу поиском очень новых людей на работу может выделить нужные ему письма или письмо, в которых есть в наличии резюме кандидата (в любом виде), и после этого мышкой нажав на кнопку, автоматом переносит в E-Staff новые резюме из почтовика.

Учет соискателей

Еще одна проблема рекрутеров, как у них организовано хранение резюме соискателей. Наличие собственной базы соискателей, которая копилась годами и которая содержит данные о тысячах соискателях, конечно же является сильным инструментом рекрутера. Для того, чтобы база работала эффективно и не была обузой, у нее должна быть возможность быстрого поиска нужных кондидатов. В основном резюме отбирают в базе на открытую вакансию или закрепляют резюме в резерв по какой либо специальности. Традиционно резюме хранятся в папках в виде текстовых документов или в папках почты. Соответственно найти нужного нам кондидата мы можем в лучшем случае по фамилии или специальности.

 

 

 

 

В E-Staff поиск может задаваться как по формальным критериям, например по фамилии, имени или отчеству, возрасту, специальности. Другим видом поиска является поиск по произвольным словам в карточке соискателя, включая текст его резюме и комментарии рекрутера. Например, пользователь может помнить название компании, где работал соискатель, фамилии лиц, предоставивших рекомендации, фрагменты собственных комментариев, какую-либо иную информацию. По любым ключевым словам, таким образом, возможно быстро обнаружить требуемого человека.

Соискатели в работе

Работа с соискателями на текущие вакансии также требует автоматизации. Рекрутеру необходимо наглядная картина того, на какой стадии отбора находится в данный момент каждый соискатель, в частности с кем проводились интервью, с кем рекрутер созванивался по телефону, с кем интервью только запланированы. Данная функция непосредственно поддерживается в E-Staff. К каждой текущей вакансии привязан список соискателей, которые рассматриваются для данной вакансии. Один соискатель может быть отмечен сразу на несколько вакансий. Соискателю может присвоена условная оценка, позволяющая ранжировать соискателей по степени вероятности отбора. Программа также показывает факты проведения интервью и телефонных звонков для каждого соискателя в табличной форме.

E-Staff также поддерживает отправку типовых писем по настраиваемым шаблонам, например приглашение на интервью, уведомление о включении в базу данных, уведомление об отказе. Стоит отметить, что некоторые рекрутеры приветствуют наличие такой функции, тогда как другие, наоборот, принципиально ей не пользуются, предпочитаю отсылать письма индивидуально.

Личное дело кандидата

Если рекрутер не использует никакого специализированного программного обеспечения, то в большинстве случаев после закрытия вакансии информация о событиях, произошедших с соискателем во время отбора, теряется. Более того, если пользователь - не рекрутинговое агентство, то, как правило, теряется и сам соискатель. Тогда как события, произошедшие с ним, включая комментарии рекрутера, могут оказаться чрезвычайно важны в будущем, например, в случае повторного обращения кандидата.

В E-Staff предлагается подход "сохранять все на всякий случай", но таким образом, чтобы нужную информацию можно было быстро и эффективно найти, и она не мешала повседневной работе. По каждому соискателю, вакансии и заказчику ведется так называемое личное дело - список всех событий, когда-либо имевших место с соискателем, вакансий или заказчиком. Это может быть факт открытия или закрытия вакансии, факт отбора соискателя на вакансию, интервью, телефонный звонок и т.д. Одно и тоже событие, например, интервью, может относится как к соискателю, так и к вакансии, и будет показано и в личном деле соискателя, и в истории по вакансии. Таким образом, отслеживает все этапы работы с каждым соискателем от того момента, как на него обратили внимание до его выхода на работу (или его отклонения).

Возможен поиск по наличию записей в личном деле за определенный период. Например можно найти всех кандидатов, с которыми проводились интервью за период с 1 по 31 января 2003 г., и которые не были приняты на работу.

Публикация вакансий

В настоящий момент рынок работных ресурсов в Интернет не является совершенным с точки зрения удобства работы рекрутера. Безусловными лидерами являются бесплатные сайты - job.ru, rabota.ru, hh.ru, superjob.ru, zarplata.ru, 1job.ru, rabota.mail.ru, которые в той или иной степени являются электронными досками объявлений, где любой желающий практически без ограничений может разместить объявление о вакансии или о поиске работы. Хотя некоторые ресурсы проводят модерирование размещаемых объявлений (например, rabota.ru и rabota.mail.ru), все подобные ресурсы можно считать практически открытыми (job.ru можно считать максимально открытым ресурсом). Открытость ресурса, к сожалению, вызывает некоторое снижение качества размещаемых там объявлений (как резюме так и вакансий), кроме того, большинство ресурсов благодаря формату своего поиска стимулирует пользователей к повторным размещениям одного и того же объявления,  с тем чтобы объявление появлялось в первых строках результатов поиска. Из ведущих сайтов только 1job.ru и rabota.mail.ru предотвращают появление дубликатов.

Помимо качества объявлений, обилие ресурсов ведет к другой проблеме для рекрутера - одно объявление, как правило, приходится размещать сразу не нескольких сайтах. Конечно, большинство соискателей просматривает не один сайт при поиск объявления, и в массовом размещении, казалось бы, нет необходимости, но мало кто из рекрутеров решается ограничиться одни сайтом - лидером. Вероятнее всего, рынок российских Интернет-ресурсов, посвященных трудоустройству, ждет в будущем укрупнение с выделением одного-двух безусловных лидеров рынка. Однако, ведущий ресурс, по-видимому, останется бесплатным, по крайне мере в свой базовой части. Это обусловлено как значительным различием в уровне массовости Интернета по стране, так и определенными сложившимися уже традициями на этом рынке.

В E-Staff предложено техническое решение описанных выше проблем в виде возможности автоматического размещения вакансии из внутренней базы рекрутера сразу на нескольких ведущих сайтах по трудоустройству (в данный момент на восьми). Пользователь может один раз заполнить форму для размещения вакансии (поскольку на всех сайтах она практически одинакова) и запустить процесс размещения. Программа обратиться к каждому из сайтов и сымитирует действия пользователя, которые бы он совершил, если бы разместил вакансию самостоятельно. При этом. в отличие от ручного размещения, обращение происходит одновременно на все сайты и занимает, как правило несколько секунд. По окончании размещения программа сохранит дату размещения, и при истечении срока размещения вакансии на каком-либо из сайтов (а каждый сайт устанавливает свои сроки размещения), вакансия будет отмечена как истекшая. В настоящий момент при помощи E-Staff размещается 1200 - 1600 вакансий в сутки.

Повторное размещение вакансии не потребует никакого дополнительного ввода данных - только нажатие кнопки "Разместить". Кстати именно данное свойство программы послужило в свое время поводом для критики в адрес программы E-Staff, в том что она, благодаря легкости размещения, способствует появлению большого количества дубликатов одной и той же вакансии. Также свойством размещения стали часто пользоваться недобросовестные размещатели массовых объявлений, в частности MLM, при помощи демо-версии программы.  Однако есть очевидно возражение - если сами сайты разрешают размещать повторные объявления, то должен ли E-Staff вводить дополнительные ограничения? Небезынтересно заметить, что вскоре после появления возможности размещения на 1job.ru и rabota.mail.ru данные сайты вполне простыми техническими средствами ввели политику предотвращения дубликатов.

Поиск резюме в Интернет

Хотя многие работодатели оценивают уровень кандидатов, размещающих свои резюме на бесплатных сайтах как в среднем более низкий, по сравнению с кандидатами, присылающими резюме в ответ на объявление о вакансии, таки резюме в любом случае востребованы. Это становится особенно важным для резюме, заносимых в Интернет не самими соискателями, а попадающими туда из печатных СМИ, аффилированных с соответствующим интернет-ресурсом. Такие соискатели, как правило не имеют выхода в интернет и не могут прочитать объявление о вакансии.

В отличие от размещения вакансий, интернет-ресурсы, предоставляющие сервис по поиску резюме, значительно более многообразны. Ведущие бесплатные ресурсы отличаются друг от друга степенью детализации резюме, а также требованиями к их объему. Платные ресурсы (такие как resume-bank.ru и headhunter.ru) предлагают расширенные возможности и более качественные базы резюме, но, по оценкам большинства рекрутеров, не заменяют собой бесплатные ресурсы.

Основная проблема для рекрутера здесь схожа с проблемой размещения вакансий - приходится просматривать несколько ресурсов, при этом форма выдачи информации различается, а соискатели могут дублироваться - как правило, соискатель размещает резюме на нескольких ресурсах одновременно.

Данную проблему частично решает интернет-сервис E-Staff - сводная система поиска резюме по нескольким ведущим сайтам. Данная система позволяет искать резюме сразу из нескольких источниках, при этом дубликаты (одинаковые резюме, размещенные одновременно на нескольких ресурсах), будут показаны как одно резюме. Найденные резюме можно либо просмотреть, распечатать в унифицированном формате, либо перенести в собственную базу и в дальнейшем работать с ними, как если бы данные резюме были приняты рекрутером по e-mail.

Резюмируя вышесказанное, можно отметить, что в E-Staff поддерживается четыре источника поступления соискателей в базу рекрутера: ручной ввод, импорт из MS Word, импорт из почтовых ящиков и импорт из интернет. Другие способы поступления резюме, например по факсу, могут быть технически привязаны к существующим при помощи дополнительных настроек.

Заказчики

Помимо учета соискателей и вакансий, E-Staff поддерживает учет заказчиков - лиц, для которых закрывается вакансия. Заказчиком может быть как внутренне структурное подразделение компании (при использовании в кадровой службе компании), либо внешней организацией (при использовании в рекрутинговом агентстве). Существуют и смешанные варианты - например, кадровая служба холдинга, часто сочетающая в себе функции кадровой службы компании и рекрутингового агентства.

В стандартной карточке заказчика указываются его основные реквизиты, кроме этого возможно прикрепление любого количества документов (в том числе из MS Word) к карточке.

В принципе, учет заказчиков не является обязательным. Пользователь вполне может не указывать заказчика для каждой вакансии. Однако при этом не будет использоваться часть функций, например отправка заказчику резюме соискателю, более того, при большом числе вакансий, работать с ними станет затруднительно.

Настройка

Перед использованием программа может быть настроена на нужды конкретной компании, например может быть изменен стандартный справочник специальностей. Также любая карточка может быть расширена за счет дополнительных полей любого типа. Например, возможно добавление поле "Личное впечатление" или "Результат тестирования" в карточку интервью. Также настраиваются шаблоны всех писем, подготовка которых поддерживается в E-Staff.

Коллективная работа

Помимо базовой версии, рассчитанную на работу одного сотрудника с базой данных, существует сетевая версия программы. При использовании сетевой версии, один из компьютеров выбирается в качестве сервера, на нем ведется общая база, и к нему подключаются остальные компьютеры. Каждый пользователь заходит в базу под своим именем и паролем, что позволяет сотрудникам разделять работу, а руководителю -отслеживать работу сотрудников.

Интеграция

Многие рекрутинговые агентства, особенно крупные используют системы собственной разработки, или сделанные под заказ. Несмотря на то, что большинство из таких может быть не идеальны с технической точки зрения, они обладают несомненным достоинством - они "выращены" в недрах агентства и наиболее точно описывают его бизнес-процесс. Кроме этого, к внутренней системе пользователи просто привыкли. E-Staff может быть интегрирован с такими системами, например для целей размещения вакансий или обработки резюме.

 

И в заключении хотелось бы отметить, что, конечно, E-Staff, как и другие системы, автоматизирующие процесс рекрутинга, автоматизируют только его рутинные операции и, разумеется не заменяют основного момента работы любого рекрутера - работы с людьми, будь то заказчики или соискатели. Однако таки системы делают главное - они экономят для такой работы время.

       




Каждый клиент, как первая
любовь - не забывается



- «Ищу работу, чтобы зарплата 10 000
и ничего не делать».
Из ответа компании:
«К сожалению, Вы не подходите на
данную позицию, потому что у Вас нет опыта».

- Разрешите мне посидеть за компьютером?
- Перестань каждый раз спрашивать.
Возьми, включай и пользуйся. Ты же сдесь работаешь.

Анечка составляя себе резюме очень устала.
После каждого прочтения, 
узнавала о себе много нового и интересного, 

хотелось вакансию все лучше и лучше.
Пришлось переписывать его много раз.